Курсовая работа на тему Организация работы с документами за рубежом (делопроизводство) - Украина Белоруссия Казахстан - 3

Оглавление


Введение 3
Глава 1. Теоретические основы законодательной и нормативной базы Украины, Беларуси, Казахстана в сфере организации делопроизводства 6
1.1. Законодательная и нормативная база Украины в сфере организации делопроизводства 6
1.2. Законодательная и нормативная база Республики Беларусь в сфере организации делопроизводства 13
1.3. Законодательная и нормативная база Республики Казахстан в сфере организации делопроизводства 16
Глава 2. Организация работы с документами на предприятии 22
Заключение………………………………………………………………………….40
Список источников и литературы 43
Введение

В современном высококонкурентном обществе разработка и внедрение технических нормативных правовых актов (ТНПА) в любой сфере деятельности является наиболее эффективным механизмом обеспечения согласованности действий и повсеместного распространения наилучших технологий и методов работы. ТНПА необходимы организациям различных форм собственности при оценке качества произведенной продукции (работ, услуг) и ее соответствия международным нормам.
Усиление значения экономических факторов и, как следствие этого, юридической силы документов повышает актуальность данного исследования в сфере управления документами. Ларин М.В. так определяет развитие отрасли делопроизводства: «направленные на отход от примата делопроизводства, от классического деления документации «по системам» и на переход к созданию высокоэффективных систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, в особенности в государственном аппарате управления».
В данном исследовании предметом выступают регламентация и управление основными организационными формами регулирования создания и функционирования систем документации. Объектом исследования будут системы управления документацией, повышающие эффективность управленческой деятельности при использовании технологий классической исполнительской дисциплины и современного регулярного менеджмента и проектного управления.
Целью исследования является исследование стандартизации в Украине, Беларусии, Казахстане регламентов и процедур управления всеми документами, которые призваны обеспечить эффективный доступ к содержащейся в документах информации и защиту документов.
Для реализации цели данной работы следует решить следующие задачи:
– определить международные ТНПА, которые содержат весь мировой опыт разработки, внедрения и эксплуатации систем управления документами;
– изучить законодательную и нормативно-правовую базу трех государств;
– провести анализ и выявить схожие и различные стороны в законодательной и нормативно-правовой базе государств;
– провести анализ организации делопроизводства в трех государствах.
В последние годы ужесточение требований к корпоративному делопроизводству и документообороту со стороны контролирующих организаций, а также то, что документы стали не только привычными, но и предпочтительными в ходе судебных разбирательств привело росту объема продаж международных систем управления документацией и информационными ресурсами в странах-лидерах в области ИТ.
Так, источниками для данного исследования служат законы в области информации и информатизации в Украине Беларуси и Казахстане, как постсоветские страны СССР. Закон о Национальном фонде страны присутствует в теоретическом исследовании темы. Нормативно-правовая база отражена в типовых положениях о создании экспертно-проверочных комиссий на базе государственных архивов, экспертных комиссий на базе архивов организаций; типовых инструкциях по делопроизводству в государственных органах стран и республик. Рассмотренная литература в работе – это учебные пособия для студентов, научные статьи, авторефераты на соискание научных степеней. Теоретические основы делопроизводства и организации архивного дела и делопроизводства за рубежом отражены в работах авторов таких как Кузнецова Л., Рогожин, Андреева В, Басаков М, Быкова Т, Кирсанова М.
В практической части работы приводятся примеры организации делопроизводства на предприятиях государства Украина, республик Беларусь и Казахстан.
В заключении работы даются выводы сделаны в процессе анализа работы, приводится список источников и использованной литературы, а также примечания.
Глава 1. Теоретические основы законодательной и нормативной базы Украины, Беларуси, Казахстана в сфере организации делопроизводства

1.1. Законодательная и нормативная база Украины в сфере организации делопроизводства

Основным законом Украины в сфере делопроизводства является закон Украины «О местном самоуправлении в Украине» в соответствии с которым, все органы государственной власти обязаны придерживаться единого регламента работы с документированной информацией. Местные органы власти – это государственные, городские, областные региональные, сельские, поселковые органы управление, которые представляют совместные интересы обществ городов, сел, поселков.
Закон Украины об информации, информатизации закладывает правовые основы информационной деятельности. В документе закреплены правовые формы работы с документами и задокументированной информацией на территории Украины.
Под «информацией» данный закон понимает документированные или публично оглашенные сведения о событиях или явлениях, которые происходят в обществе, государстве.
Законом устанавливаются основные правила получения, использования, распространения и хранения информации. Так же закреплено право личности на доступность к информации из всех сфер жизнедеятельности страны. Гражданам и юридическим лицам предоставляется право получать источники информации. Закон определяет статус участника информационных отношений, регулирует доступ к информации и обеспечивает ее охрану, защищает личность, а также общество от ложной информации.
Так как документ – это источник зафиксированной любым путем на нем информации, то действие закона распространяется на все сферы деятельности человека и общества.
Отсюда, информационная политика – это способ использования, хранения и распространения информации. Сюда относятся: обеспечение граждан информацией, создание национальных информационных сетей, укрепление научных, общественных основ информационной деятельности. Создание общей системы охраны информации.
В соответствии с законом, объектом информации является задокументированная информация, предметом – физические, юридические лица и государство.
Правом на получение информации обладают все граждане Украины, юридические лица и государственные органы. При этом реализуемое право не должно нарушать общественные, политические, экономические, социальные, духовные, экологические и другие права, свободы и законны интересы других граждан, права и интересы юридических лиц.
Каждый гражданин обладает правом свободного доступа к информации, которая касается его лично.
Еще один Закон регламентирующий порядок работы с документами – это Закон Украины «О Национальном фонде и архивных учреждениях», последние исправление и дополнение в закон внесены в 2014году.
Документ Национального архивного фонда – архивный документ, культурная ценность которого признана соответствующей экспертизой и который подлежит государственному учету и хранению .
Национальный архивный фонд – совокупность архивных документов, которые отображают историю духовной и материальной жизни Украинского народа и других народов, имеют культурную ценность и являются приобретением украинской нации.
Личный архивный документ – архивный документ, который создан физическим лицом или непосредственно ее касается.
Законодательство Украины о Национальном архивном фонде и архивных учреждениях базируется на Конституции Украины и состоит из данного Закона и других нормативно правовых актов Украины, принятых в соответствии с ним.
Данным законом государство гарантирует условия для хранения, приумножения и использования Национального архивного фонда, способствует достижению мирового уровня в развитии архивного дела и ведении делопроизводства.
Государственную политику в сфере архивного дела и делопроизводства определяет Верховная Рада Украины.
Кабинет Министров Украины, другие органы исполнительной власти, а также органы местного самоуправления обеспечивают проведения государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства в пределах своей компетенции.
Национальный архивный фонд Украины является составной частью отечественного и мирового культурного наследия и информационных ресурсов общества, находится под охраной государства и предназначенный для удовлетворения информационной потребности общества и государства, реализации прав и законных интересов каждого человека.
Документы Национального архивного фонда являются культурной ценностью, которая постоянно сохраняется на территории Украины или согласно международным договорам, согласие на обязательность которых предоставлено Верховной Радой Украины, подлежат возвращению в Украину.
Юридические и физические лица обязаны обеспечивать сохранность Национального архивного фонда и способствовать его пополнению.
Для сохранения Национального фонда Украины и документов по личному составу постановлением Кабинета Министров Украины разработан Порядок создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов.
Данный порядок определят процедуру создания комиссий по проведению экспертизы ценности документов и организации их деятельности.
Нормативно-методическая база Украины в сфере делопроизводства довольно обширна. Все текущие документы, дополнения и изменения, а также проекты документов выложены для ознакомления на официальном сайте Государственной службы архивов Украины в разделе Нормативная база.
Действующий Государственный стандарт в сфере создания документов разработан в 2003 году. Методические рекомендации по использованию ГОСТ 4163-2003 включают положения о порядке использования ГОСТ, реквизитов организационно-распорядительной документации, требований к текстам документов, порядку разработки бланков, изготовления документов при помощи печатных средств, о качестве учета, хранения и использования бланков и печатей, об оформлении документов, которые их передают способами электронной связи, оформления документов, которые их передают способами электросвязи и электронной почтой.
Правилами работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций утверждены правила работы архивов органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций разработанные на основе Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях». Правила являются нормативно-правовым актом, обязательным для исполнения всеми учреждениями независимо от форм собственности.
Основными заданиями этих Правил является установление единого для всех учреждений порядка работы с документами от их создания в делопроизводстве до передачи на постоянное хранение в государственные архивные учреждения.
К нормативно-правовой базе относится также Перечень типовых документов, которые создаются в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий, и организаций, с определением сроков хранения документов.
Перечень разработан на основании закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях», Порядка создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, у учетом положений других нормативных актов и методических пособий по экспертизе ценности документов.
Этот Перечень включает типовые документы, которые создаются во время документирования однотипных (общих для всех) управленческих функций, исполняемых органами государственной власти и местного самоуправления, другими учреждениями, предприятиями и организациями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, формы собственности а также документации, которая создается в результате производственной и научно-технической деятельности организации.
Данный перечень является нормативно-правовым актом, предназначенным для использования всеми организациями при определении сроков хранения документов, их отбора на постоянное и длительное (более 10 лет) хранение (далее – архивное хранение) или для уничтожения.
Документ, который устанавливает общие положения по функционированию служб делопроизводства в центральных государственных архивных учреждениях Украины, требования к документированию управленческой информации и организации работы с документами в организациях независимо от способа фиксации и отображения информации, которая содержится в документах, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль по исполнению является Типовая инструкция по делопроизводству в центральных государственных архивных учреждениях Украины, Государственном архиве в Автономной Республике Крым, государственных архивах областей, городов Киева и Севастополя.
Типовая инструкция регламентирует порядок организации электронного документооборота с использованием цифровой подписи, работы с электро