Курсовая на тему Документирование деятельности коммерческих организаций

Содержание


Введение 3
Глава 1. Анализ документов коммерческих организаций 5
1.1 Понятие документированной информации и документа. 5
1.2. Требования к содержанию документов коммерческих организаций 7
1.3. Требования к оформлению бумаг 11
1.4. Архивы в коммерческих организациях 12
Глава 2. Управление документацией в коммерческой организации 19
2.1. Механизмы управления документацией в коммерческой организации 19
2.2. Проблемы автоматизации управления документацией 22
Заключение 25
Список используемой литературы 27
Приложение 1 29

Введение

Тема курсовой работы «Документирование деятельности коммерческих организаций».
В процессе своей деятельности любая коммерческая организация создает документы, количество которых напрямую зависит от размеров предприятия и наличия у него обособленных подразделений. Вопрос о сроках и порядке хранения этих документов, немаловажен для многих организаций. Коммерческие организации, преимущественно небольшие, подчас неаккуратно относятся не только к внутреннему хранению документов по личному составу, но и к передаче их на архивное хранение при ликвидации. Поэтому теоретический анализ документирования в коммерческой организации является актуальным.
Объектом работы является коммерческие организации.
Предмет работы – документирование деятельности коммерческих организаций.
Цель курсового исследования– решение научной проблемы документирования в условиях новых информационных технологий в организациях коммерческого типа.
Основные задачи исследования:
анализ роли информации в управлении и структуры современных информационных ресурсов в коммерческих организациях;
рассмотрение общих вопросов организации хранения документов;
исследование специфики электронных документов;
разработка принципов создания общегосударственной системы управления документацией и вопросов ее правового обеспечения;
документоведческий анализ современных информационных технологий и автоматизированных систем документационного обеспечения управления;

исследование информационного менеджмента как методологической основы для построения системы управления документацией в организации.
Основой методологии курсового исследования является реалистичный и всесторонний подход к анализу документирования, рассмотрение его комплексно, с учетом всей совокупности фактов. Методология работы представляет собой творческое соединение различных методов: общенаучных, методов других наук и собственно документоведческих. Для решения поставленных задач использовались традиционные исследовательские методы: системный, сравнения (компаративистики), структурно-функциональный, классификации и моделирования, статистический, а также иные частные методы.
Ключевую роль в данной работе играет системный метод как направление научного познания, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем, т.е. раскрытие целостности объекта, выявление многообразных типов связей в нем и сведение их в единую картину.
Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка используемой литературы.
Глава 1. Анализ документов коммерческих организаций

1.1 Понятие документированной информации и документа.

Документированная информация наполняет основную часть документопотоков и информационных ресурсов организаций. Как отмечает в этой связи немецкий ученый Т. Зеегер, «документы образуют «сырье» для извлечения документальных данных, которые в результате информационной деятельности поступают к пользователям».
Документированная информация является фундаментальной основой информационного ресурса любой организации. Именно эта информация в основном используется в управлении. Документирование информации позволяет зафиксировать ее на определенном носителе, придать ей необходимую организационную форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для ее идентификации в целях поиска и использования, а также осуществить полноценную информационную поддержку управленческих процессов и накопить информационный ресурс в целях развития организации и сохранения индивидуальной памяти о ней во времени и пространстве. Исходя из этого, изучение документа как формы организации и представления информации в процессах управления имеет важное самостоятельное научное и практическое значение.
Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано с предметом их исследований. Документоведение рассматривает документ как инструмент управления или архивного хранения и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом развитии; архивоведение, источниковедение, социология рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.
Документоведение выделяет три основных составляющих при раскрытии термина «документ»:
1) документ – материальный объект;
2) документ – носитель информации;
3) документ – документированная информация.
Наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта, с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.
В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Введение в практику законодательным путем понятия «документированная информация (документ)», по мнению В.А. Копылова, основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.). В результате документи